WooCommerce PDF sąskaitos faktūros

1. Įdiegimas ir licencijos aktyvavimas

Įskiepio failą woocommerce-pdf-invoicing-premium.zip atsisiųskite iš savo paskyros skilties Mano įskiepiai, ten pat rasite ir licencijos raktą (jis atsiunčiamas ir el. paštu po apmokėjimo). Įskiepiui reikalingas įjungtas WooCommerce.

Įskiepio nustatymai yra WooCommerce → PDF sąskaitos faktūros, o licencija aktyvuojama to puslapio apačioje, kortelėje Licencijos valdymas. Kol licencija neaktyvi, sąskaitos negeneruojamos: užsakyme nerodomas sąskaitos blokas, neveikia PDF atsisiuntimas, eksportas ir prisegimas prie laiškų, o įskiepių sąraše matote raudoną pranešimą su nuoroda Suveskite licenciją – ji veda tiesiai į licencijos laukelį.

2. Pardavėjo duomenys ir logotipas

Prieš išrašydami pirmą sąskaitą, puslapio viršuje, kortelėje Sąskaitos faktūros nustatymai, suveskite savo įmonės duomenis:

• Logotipas – paveikslėlis iš medijos bibliotekos, rodomas sąskaitos viršuje (mygtukas Įkelti logotipą, pašalinti – Pašalinti).
• Pardavėjo pavadinimas – įmonės ar parduotuvės pavadinimas, koks bus sąskaitoje.
• Pardavėjo rekvizitai – viskas, kas turi matytis po pavadinimu: įmonės kodas, PVM kodas, adresas, banko sąskaita. Tekstą galite formatuoti (paryškinti, skaidyti eilutėmis).

3. Sąskaitų numeracija ir data

Toje pačioje kortelėje nustatoma, kaip atrodys sąskaitos numeris, pvz., SF-00143:

• Sąskaitos serija (prefiksas) – raidės ar simboliai prieš skaičių, pvz., SF- arba INV-.
• Sąskaitos priesaga (sufiksas) – simboliai po skaičiaus, pvz., /2026 (nebūtina).
• Sąskaitos numerio formatas – kiek skaitmenų sudaro numerį: įvedus 5 numeris bus 00001, įvedus 0 – tiesiog 1.
• Kitas sąskaitos numeris – koks bus kitos sugeneruotos sąskaitos eilės numeris. Pravers pereinant iš kitos sistemos, kad numeracija tęstųsi.
• Numeracija iš naujo kasmet – pažymėjus, naujų metų pirmoji sąskaita vėl gaus numerį 1.
• Sąskaitos data – sąskaitoje rodyti užsakymo datą arba datą, kada sąskaita buvo sugeneruota.

Numeris sąskaitai suteikiamas tada, kai ji sugeneruojama pirmą kartą: kai PDF prisegamas prie pažymėto el. laiško arba kai sąskaitą atsidarote užsakyme. Kitas numeris padidėja vienetu automatiškai.

4. Sąskaitos prie el. laiškų

Skiltyje Sąskaitų siuntimas el. paštu pažymėkite WooCommerce laiškus, prie kurių PDF sąskaita bus prisegama automatiškai. Iš pradžių pažymėtas tik Naujas užsakymas – tai laiškas parduotuvės administratoriui. Kad sąskaitą gautų pirkėjas, pažymėkite pirkėjui siunčiamą laišką:

• Užsakymas vykdomas – pirkėjas sąskaitą gaus iškart po apmokėjimo;
• Įvykdytas užsakymas – sąskaita išsiunčiama, kai užsakymą pažymite įvykdytu (dažniausias pasirinkimas).

5. Sąskaitos užsakymuose

Sąskaitos atsidarymas ir spausdinimas

Atidarykite užsakymą (WooCommerce → Užsakymai). Dešinėje, bloke Sąskaitos duomenys, matysite sąskaitos numerį ir datą, o mygtukas Spausdinti sąskaitą (PDF) atidaro sąskaitą naujame lange – iš ten ją atsispausdinsite arba išsaugosite.

Greitas atsisiuntimas ir masinis spausdinimas

Užsakymų sąraše yra stulpelis Sąskaita: dokumento ikona atidaro to užsakymo sąskaitą neatidarant paties užsakymo. Kelias sąskaitas vienu kartu atsispausdinsite pažymėję užsakymus varnelėmis ir masiniuose veiksmuose pasirinkę Spausdinti sąskaitas (PDF) – visos sąskaitos sujungiamos į vieną PDF failą.

Sąskaitos numerio ar datos pataisymas ir ištrynimas

1. Užsakyme, bloke Sąskaitos duomenys, spauskite pieštuko ikoną.
2. Pakeiskite Sąskaitos numerį ir (ar) Sąskaitos datą.
3. Būtinai spauskite pagrindinį užsakymo mygtuką Atnaujinti – tik tada pakeitimai išsaugomi. Mygtukas Atšaukti tik paslepia redagavimo laukus – jei persigalvojote, prieš spausdami Atnaujinti grąžinkite ankstesnes reikšmes.

Norėdami sąskaitą panaikinti (kad ji nebebūtų priskirta užsakymui), spauskite šiukšliadėžės ikoną, patvirtinkite ir taip pat spauskite Atnaujinti. Kitą kartą atidarius sąskaitą, jai bus suteiktas naujas numeris.

6. Įmonės rekvizitai ir sąskaita pirkėjui

Apmokėjimo puslapyje atsiranda varnelė Perka įmonė. Ją pažymėjus, rodomi laukai Įmonės pavadinimas ir Įmonės kodas (privalomi) bei Įmonės PVM kodas (neprivalomas). Šie duomenys įrašomi į užsakymą ir atspausdinami sąskaitoje.

Jei pirkėjas suklydo, rekvizitus pataisysite užsakyme: prie skilties Registracija spauskite pieštuką – laukai Įmonės kodas ir Įmonės PVM kodas rodomi iškart po įmonės pavadinimu. Po pakeitimo spauskite Atnaujinti.

Registruoti pirkėjai savo sąskaitas randa paskyroje: Paskyra → Užsakymai, prie kiekvieno užsakymo yra mygtukas Sąskaita.

7. Eksportas buhalterijai

Sąskaitų registrą buhalterijai atsisiųsite įskiepio nustatymų puslapyje, kortelėje Duomenų eksportas (veikia su aktyvia licencija): pasirinkite formatą Excel (.xlsx) arba CSV (.csv), nurodykite laikotarpį ir spauskite Eksportuoti sąskaitas.

8. Pažengusiems: laukų konfigūracija

Nustatymų skiltyje Laukų konfigūracija nurodyta, kokiuose užsakymo laukuose (meta raktuose) saugomi sąskaitos ir įmonės duomenys:

Numatytieji raktai sutampa su populiaraus įskiepio „PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce“ laukais, todėl pereinant nuo jo senos sąskaitos rodomos be jokio perkėlimo. Jei svetainėje rasti to įskiepio nustatymai, kortelės viršuje matysite pasiūlymą Importuoti nustatymus, o skiltyje Laukų šaltinis galėsite pasirinkti senuosius arba šio įskiepio laukus (perjungus į šio įskiepio laukus, mygtukas Importuoti duomenis iš PDF Invoices & Packing Slips perkelia senų užsakymų duomenis).

Skiltyje Duomenų valdymas esanti varnelė Ištrinti visus duomenis išdiegiant? nurodo, ar ištrynus įskiepį pašalinti ir jo nustatymus. Užsakymuose įrašyti sąskaitų numeriai lieka bet kuriuo atveju.